Mail Archiver vs. Open Archiver

Nachdem ich Dir neulich gezeigt habe, was Open Archiver kann und wie Du Open Archiver installierst, haben mich einige Fragen erreicht: „Gibt es Alternativen?“ oder „Was ist mit dem Mail Archiver von s1t5?“.

Zu Recht! Denn im Open-Source-Bereich gibt es selten nur eine Lösung. Und ich gebe zu: Ich konnte mich lange nicht entscheiden. Deshalb liefen auf meinem Server monatelang beide Tools parallel – und archivierten dieselben E-Mail-Konten. Was als vorübergehender Test begann, wurde zu einem ziemlich aufschlussreichen Langzeitvergleich. Mittlerweile habe ich mich entschieden.

In diesem Beitrag teile ich meine ehrlichen Erfahrungen aus dem Parallelbetrieb und helfe Dir bei der Entscheidung, welches Tool besser zu Dir passt.

tl;dr Beide Tools archivieren zuverlässig, aber mit völlig unterschiedlicher Philosophie: Open Archiver speichert Mails als .eml-Dateien auf dem Dateisystem und bietet OCR-Suche in Anhängen – ideal als echtes Langzeitarchiv. Mail Archiver packt alles in eine PostgreSQL-Datenbank, fühlt sich an wie ein zweites Postfach und kann Mails per Klick ins Original-Postfach zurückschieben – perfekt als Komfort-Backup. Nach Monaten im Parallelbetrieb habe ich mich für den Open Archiver entschieden: bessere Suche, schonenderer IMAP-Abruf und echte Datenunabhängigkeit.

Warum ich eine Zeit lang beide parallel betrieben habe

Normalerweise teste ich Tools ein paar Tage und entscheide mich dann. Bei der E-Mail-Archivierung war das anders, weil beide Tools Dinge können, die das jeweils andere nicht kann:

Open Archiver findet eine Rechnung in einem PDF-Anhang, von der ich nur den Produktnamen kenne. Mail Archiver schiebt mir die versehentlich gelöschte Mail mit einem Klick zurück ins Postfach. Das sind zwei völlig verschiedene Anwendungsfälle – und genau deswegen liefen beide monatelang parallel.

Ob Du das auch brauchst, oder ob eines der Tools reicht, klären wir jetzt.

Der wichtigste Unterschied: Wo landen Deine Mails?

Das ist der „Elephant in the Room“ und der Punkt, an dem sich die beiden Tools fundamental unterscheiden.

Open Archiver: Dateien direkt auf der Festplatte

Open Archiver speichert jede E-Mail als echte .eml-Datei auf Deinem Dateisystem – lokal oder in einem S3-Bucket (AWS, MinIO). Seit Version 0.4 werden diese Dateien optional mit AES-256 verschlüsselt.

Sollte Open Archiver morgen eingestellt werden, hast Du immer noch einen Ordner voller .eml-Dateien, die Du in jedem E-Mail-Client öffnen kannst. Deine Daten gehören Dir, unabhängig von jeder Software.

Mail Archiver: Alles in der Datenbank

Mail Archiver verfolgt den umgekehrten Ansatz: Alles – Header, Body, Anhänge – landet als Binary Blobs direkt in der PostgreSQL-Datenbank.

Der Vorteil: Du hast exakt einen Datentopf. Ein dump sichert alles. Kein Dateisystem-Chaos, keine verwaisten Dateien.

Der Nachteil: Eine Datenbank mit 50 GB E-Mails und Anhängen zu warten, zu migrieren oder bei Korruption zu retten, macht keinen Spaß. Und ohne laufende Mail-Archiver-Instanz kommst Du nur nur schwer an Deine Rohdaten – was funktioniert, aber eben einen komplizierten Zwischenschritt erfordert.

Was mir außerdem aufgefallen ist: Mail Archiver erzeugt bei den IMAP-Servern eine spürbar höhere Last als Open Archiver. Bei Gmail hat das dazu geführt, dass Google den Abruf regelmäßig blockiert hat – nicht dramatisch, aber nervig, weil dann Mails im Archiv fehlen, bis der nächste Sync durchkommt. Open Archiver ging mit denselben Gmail-Konten deutlich schonender um.

Die .eml-Dateien von Open Archiver bieten echte Datenunabhängigkeit – das Datenbank-Modell vom Mail Archiver ist dafür einfacher zu handhaben. Mehr zu den Features und der Architektur von Open Archiver findest Du im ausführlichen Guide.

Fünf Alltagsszenarien: Wer gewinnt wann?

Statt einer trockenen Feature-Liste zeige ich Dir fünf Situationen, die mir im Alltag tatsächlich passiert sind – und welches Tool jeweils besser abschneidet.

Szenario 1: „Ich suche eine Rechnung, von der ich nur den Produktnamen kenne“

Gewinner: Open Archiver

Open Archiver nutzt Apache Tika und MeiliSearch, um nicht nur den Mail-Text zu durchsuchen, sondern auch den Inhalt von PDF-, DOCX- und sogar Bild-Anhängen per OCR. Wenn ich „Mac Mini M4“ in die Suche tippe, findet Open Archiver die Rechnung – selbst wenn der Name nur im PDF-Anhang steht.

Die Suchergebnisse kommen selbst bei tausenden Mails spürbar schneller als die datenbankbasierte Suche vom Mail Archiver. Der eigentliche Vorteil ist aber die bereits erwähnte Anhang-Indexierung per Tika OCR.

Mail Archiver durchsucht E-Mail-Header und -Body, aber keine Anhang-Inhalte. Die Rechnung finde ich hier nur, wenn der Betrag zufällig im Mail-Text steht. Für Mail-Text und Header funktioniert das solide, wird aber bei großen Archiven spürbar langsamer als eine dedizierte Suchmaschine.

Szenario 2: „Ich habe versehentlich eine wichtige Mail gelöscht“

Gewinner: Mail Archiver

Das ist das Killer-Feature vom Mail Archiver: Du markierst die Mail im Archiv, klickst auf „Restore“ und sie wird direkt per IMAP zurück in Dein Postfach geschoben. Das funktioniert einzeln oder als Batch für bis zu 50.000 Mails.

Bei Open Archiver lädst Du die .eml-Datei herunter und importierst sie manuell in Deinen Mail-Client. Funktioniert auch, ist aber zwei Klicks mehr und fühlt sich weniger elegant an.

Szenario 3: „Mein Server stirbt“

Gewinner: Open Archiver

Wenn die SSD den Geist aufgibt und Du nur noch Dein Backup hast, stehst Du mit Open Archiver besser da: Dateien zurückkopieren, Docker-Stack neu deployen, .env-Datei mit den Schlüsseln einspielen – fertig. Deine .eml-Dateien sind sofort wieder da und lesbar.

Beim Mail Archiver brauchst Du einen erfolgreichen PostgreSQL-Restore. Das funktioniert in 95% der Fälle problemlos, aber wenn die Datenbank bei einem Absturz korrupt war, hast Du ein echtes Problem. Binäre Blobs aus einer kaputten PostgreSQL-DB zu rekonstruieren, ist ein Alptraum.

Wichtig bei beiden: Sichere Deine .env- bzw. Docker-Compose-Datei! Ohne die Verschlüsselungsschlüssel (Open Archiver) bzw. Datenbank-Credentials (Mail Archiver) ist Dein Backup nutzlos. Details dazu findest Du in meiner Open-Archiver-Installationsanleitung im Backup-Abschnitt.

Szenario 4: „Meine Partnerin / mein Kollege soll auch Zugriff haben“

Gewinner: Mail Archiver

Mail Archiver hat ein differenziertes User-Management: Du kannst mehrere Benutzer anlegen und jedem einzelne Mailbox-Berechtigungen zuweisen. Außerdem unterstützt er seit Kurzem OpenID Connect (OIDC) – wenn Du ohnehin Authentik oder Keycloak auf Deinem Server laufen hast, kannst Du den Login darüber abwickeln.

Open Archiver hat zwar JWT-basierte Authentifizierung, aber das Multi-User-Management mit feingranularen Berechtigungen ist (Stand Februar 2026) noch nicht auf dem gleichen Niveau.

Szenario 5: „Ich will beweisen, dass eine Mail nicht verändert wurde“

Gewinner: Open Archiver

Open Archiver berechnet SHA256-Hashes für jede archivierte Mail und jeden Anhang. Über den „Integrity Report“ kannst Du jederzeit verifizieren, dass nichts manipuliert wurde. Kombiniert mit S3 Object Lock (WORM) auf AWS ergibt das eine revisionssichere Archivierung, die auch einer GoBD-Prüfung standhalten kann.

Mail Archiver hat Retention Policies und Access Logging, aber keine vergleichbare kryptografische Integritätsprüfung.

Der technische Vergleich im Detail

Oberfläche und Bedienung

Mail Archiver fühlt sich an wie ein Webmailer. Die Ordnerstruktur Deiner Postfächer wird gespiegelt, Du siehst Mails wie in Outlook Web. Seit Version 2602.1 gibt es außerdem eine Plain-Text-Ansicht und die Möglichkeit, externe Ressourcen zu blockieren – beides Privacy-Features, die im Alltag angenehm sind.

Open Archiver fühlt sich eher an wie ein digitales Notariat oder eDiscovery-Tool. Der Fokus liegt auf Suche, Integrität und Compliance – nicht auf dem täglichen „mal eben die letzte Mail nachschauen“.

E-Mail-Quellen

Beide unterstützen IMAP und Microsoft 365 (via Graph API). Open Archiver kann zusätzlich Google Workspace direkt anbinden und PST-Dateien importieren – relevant, wenn Du ein altes Outlook-Archiv migrieren willst.

Mail Archiver bietet dafür einen Import-Only-Modus für MBOX- und EML-Dateien (auch als ZIP mit Ordnerstruktur), der speziell für Migrationen gedacht ist.

Ressourcenverbrauch

Das ist ein Punkt, den viele Vergleiche unterschlagen, der aber für Self-Hoster entscheidend ist:

RAM

Open Archiver braucht mindestens 4 GB RAM – allein durch die Microservice-Architektur mit separaten Containern für App, PostgreSQL, MeiliSearch, Valkey/Redis und Tika (für OCR). Auf einem Raspberry Pi oder einer kleinen Mini-Box wird das eng. effektiv verbraucht meine Installation im Idle 3,3GB RAM.

Mail Archiver kommt mit 1–2 GB RAM aus. App-Container plus PostgreSQL, fertig. Das macht ihn zur besseren Wahl für ressourcenbeschränkte Hardware – Effektiv verbraucht Mail Archiver bei mir 250-500 MB RAM, ein großer Unterschied zu Open Archiver.

CPU Last

In der Praxis hat sich bei mir folgendes Bild gezeigt: Der Mail Archiver erzeugt im laufenden Betrieb mit 20-60% CPU eine höhere Serverlast als Open Archiver mit 5-25% CPU Last. Das liegt vermutlich daran, dass die Datenbankabfragen bei wachsendem Archiv ressourcenintensiver werden als die Dateisystem-basierte Architektur von Open Archiver.

Direktvergleich: Open Archiver vs. Mail Archiver

Installation: Wie aufwendig ist das Setup?

Mail Archiver ist in 15 Minuten installiert. Zwei Container (App + PostgreSQL), eine übersichtliche docker-compose.yml, Zugangsdaten setzen, deployen, fertig. Das kann jeder, der schon mal einen Docker-Container gestartet hat. Solltest Du eine Anleitung für die INstallation benötigen, melde Dich gern bei mir.

Open Archiver braucht mehr Geduld. Durch die Microservice-Architektur hast Du Container für die App, PostgreSQL, MeiliSearch, Valkey und optional Tika. Pfade müssen manuell gemappt, Schlüssel generiert und die ORIGIN-Variable gesetzt werden. Plan mit 35 Minuten, wenn Du meine Schritt-für-Schritt-Anleitung nutzt.

Beide laufen problemlos in ZimaOS mit Portainer.

Mein Fazit: Welches Tool passt zu Dir?

Nach Monaten im Parallelbetrieb habe ich mich entschieden – und zwar für den Open Archiver. Das waren die ausschlaggebenden Gründe:

Die .eml-Dateien auf dem Dateisystem geben mir echte Datenhoheit. Die OCR-Suche in PDF-Anhängen möchte ich im Alltag nicht mehr missen. Die niedrigere IMAP-Last bedeutet, dass Gmail mich nicht ständig blockiert. Und unter dem Strich läuft Open Archiver auf meinem Server sogar ruhiger als der Mail Archiver – trotz mehr Containern.

Was ich vermissen werde: Den Ein-Klick-Restore ins Postfach. Das war wirklich elegant gelöst. Aber wie oft lösche ich versehentlich eine Mail? Vielleicht zweimal im Jahr. Und die landet ja auch immer erst im Papierkorb des Anbieters. Die OCR-Suche nutze ich dagegen häufig.

Nimm den Mail Archiver (s1t5), wenn:

Du eine Komfort-Lösung suchst. Du willst versehentlich gelöschte Mails schnell zurückholen, Dein Archiv wie ein zweites Postfach durchstöbern und mehreren Personen Zugriff geben. Du brauchst keine Anhang-Durchsuchung und keine kryptografische Integritätsprüfung. Und: Wenn Du wenig RAM hast und nur wenige Konten archivierst, ist das Setup deutlich schlanker.

Nimm den Open Archiver (LogicLabs), wenn:

Du ein echtes Langzeitarchiv bauen willst. Wenn Dir Datenhoheit wichtig ist und Du willst, dass Deine Mails auch in zehn Jahren noch lesbar sind – unabhängig von Datenbank-Versionen oder Software-Projekten. Wenn Du als Unternehmer Compliance-Anforderungen hast, regelmäßig Dokumente in Mail-Anhängen suchst, oder Gmail-Konten archivierst, die bei zu aggressivem IMAP-Polling dichtmachen. Im Open-Archiver-Guide findest Du alles zu Features und Systemvoraussetzungen, und hier die Schritt-für-Schritt-Installationsanleitung